Checklist Manajemen Dokumen ISO untuk Persiapan Audit yang Lebih Terstruktur

Menjelang audit ISO, salah satu kendala yang sering muncul bukan karena organisasi tidak memiliki dokumen, melainkan karena dokumen sulit ditemukan, tersebar di berbagai folder, atau terdapat beberapa versi yang berbeda.

Situasi tersebut dapat terjadi di instansi pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, maupun perusahaan dengan banyak unit kerja. SOP mungkin tersimpan di shared folder, bukti pelaksanaan berada di komputer pengguna, sementara rekaman persetujuan masih tersebar melalui email atau aplikasi percakapan.

Karena itu, manajemen dokumen ISO perlu dipersiapkan sebagai proses yang berkelanjutan, bukan sekadar aktivitas mengumpulkan file menjelang auditor datang.

Mengapa Manajemen Dokumen Penting dalam Persiapan Audit ISO?

ISO menggunakan istilah documented information untuk informasi yang perlu dikendalikan dan dipelihara organisasi, termasuk dokumentasi yang dibutuhkan untuk menjalankan proses serta rekaman sebagai bukti hasil yang telah dicapai.

Dalam praktiknya, organisasi dapat memiliki berbagai dokumen seperti:

• kebijakan dan prosedur;

• SOP dan instruksi kerja;

• formulir dan laporan;

• hasil monitoring;

• bukti persetujuan;

• rekaman pelatihan;

• hasil audit internal; serta

• bukti tindakan perbaikan.

ISO 10013:2021 juga menekankan bahwa pengembangan dan pemeliharaan informasi terdokumentasi perlu disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi. Dengan demikian, tidak semua organisasi harus memiliki struktur dokumentasi yang sama.

Apa Itu Manajemen Dokumen ISO?

Manajemen dokumen ISO adalah pendekatan untuk mengatur pembuatan, pemeriksaan, penyimpanan, penggunaan, pembaruan, pencarian, perlindungan, hingga pengarsipan dokumen yang mendukung sistem manajemen organisasi.

Secara sederhana, siklus dokumen dapat digambarkan sebagai:

Create → Review → Approve → Use → Update → Store → Retrieve → Archive

Tujuannya bukan hanya memastikan file tersedia, tetapi memastikan dokumen yang digunakan merupakan dokumen yang benar, relevan, mudah ditemukan, serta hanya dapat diakses sesuai kebutuhan.

Checklist Manajemen Dokumen ISO Sebelum Audit

Berikut checklist dokumen ISO yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kesiapan pengelolaan dokumen.

1. Pastikan Daftar Dokumen Sudah Teridentifikasi

Periksa apakah organisasi mengetahui dokumen apa saja yang digunakan dan siapa penanggung jawabnya.

Pastikan:

• dokumen memiliki identitas yang jelas;

• PIC atau pemilik dokumen diketahui;

• status dokumen aktif atau tidak aktif dapat dibedakan; dan

• dokumen dapat dikaitkan dengan proses atau unit terkait.

2. Periksa Lokasi Penyimpanan Dokumen

Pastikan terdapat sumber penyimpanan resmi yang diketahui pengguna.

Waspadai apabila dokumen masih tersebar di laptop pribadi, email, aplikasi percakapan, berbagai cloud storage, atau folder dengan struktur berbeda pada setiap unit.

Semakin tersebar dokumen, semakin besar waktu yang dibutuhkan untuk menemukan informasi ketika audit berlangsung.

3. Pastikan Versi Dokumen yang Berlaku

Nama file seperti SOP Final, SOP Final Baru, atau SOP Revisi Terbaru dapat menunjukkan lemahnya pengendalian versi.

Pastikan organisasi dapat mengetahui:

• versi yang sedang berlaku;

• tanggal pembaruan;

• perubahan yang dilakukan; dan

• dokumen yang sudah tidak berlaku.

4. Pastikan Proses Review dan Persetujuan Jelas

Setiap dokumen penting perlu memiliki penanggung jawab yang jelas.

Organisasi sebaiknya dapat menjawab siapa yang membuat, memeriksa, menyetujui, serta berwenang memperbarui dokumen tersebut.

5. Pastikan Evidence Mudah Ditelusuri

Auditor tidak hanya melihat prosedur, tetapi juga bukti bahwa proses telah dijalankan.

Pastikan formulir, laporan, hasil monitoring, hasil audit, bukti approval, serta tindakan perbaikan dapat ditemukan berdasarkan proses maupun periode yang relevan.

6. Evaluasi Hak Akses Dokumen

Tidak semua pengguna membutuhkan akses yang sama.

Periksa siapa yang dapat:

• melihat dokumen;

• membuat dokumen;

• mengubah dokumen; dan

• melakukan aktivitas tertentu sesuai kewenangannya.

Pengaturan access control membantu organisasi menjaga dokumen agar digunakan oleh pihak yang tepat.

7. Pisahkan Dokumen Aktif dan Dokumen Lama

Dokumen yang sudah tidak berlaku sebaiknya tidak bercampur dengan dokumen operasional aktif.

Hal ini penting agar pengguna tidak secara tidak sengaja menggunakan prosedur atau formulir versi lama.

8. Uji Kecepatan Pencarian Dokumen

Lakukan simulasi sederhana sebelum audit.

Minta anggota tim mencari satu SOP, satu formulir, satu hasil audit, dan satu evidence periode sebelumnya.

Jika dokumen sulit ditemukan atau hanya PIC tertentu yang mengetahui lokasinya, sistem pengelolaan dokumen masih perlu diperbaiki.

Kapan Folder dan Spreadsheet Mulai Tidak Memadai?

Folder dan spreadsheet masih dapat digunakan pada skala sederhana. Namun, tantangan mulai meningkat ketika jumlah dokumen, pengguna, cabang, dan unit kerja bertambah.

Beberapa tandanya adalah:

• dokumen sering terduplikasi;

• pencarian membutuhkan waktu lama;

• struktur folder tidak konsisten;

• banyak versi beredar;

• kontrol akses sulit dikelola;

• evidence tersebar; dan

• persiapan audit selalu membutuhkan konsolidasi manual.

Pada kondisi seperti ini, organisasi dapat mulai mempertimbangkan pengelolaan dokumen secara lebih terpusat.

Baca juga pembahasan mengenai sistem manajemen dokumen dan cara mengelola dokumen perusahaan untuk memahami pendekatan DMS secara lebih luas.