integrasolusi.com – Petugas pengendali dokumen (document control) merupakan seorang individu/tim yang bertugas dalam sistem manajemen dokumen di sebuah lembaga/perusahaan. Selain bekerja dalam sistem manajemen dokumen, pengendali dokumen merupakan pekerjaan yang berkaitan langsung dengan keamanan dokumen di sebuah perusahaan.
Penasaran apa saja fungsi dan tugas dari seorang petugas dokumen kontrol? Berikut penjelasan mengenai definisi, fungsi, serta tugas dari seorang pengendali dokumen.
Definisi dan Tugas Pengendali Dokumen
Pengendali dokumen merupakan individu/tim yang bertugas untuk menerbitkan, mengesahkan, mendistribusikan, menyimpan, mengendalikan, serta memusnahkan dokumen-dokumen sebuah perusahaan.
Tugas seorang dokumen kontrol adalah sebagai berikut.
- Mengurus keluar-masuknya dokumen.
- Melakukan pemindaian dokumen.
- Mengarsipkan dokumen.
- Menjaga keamanan dokumen yang bersifat confidential.
- Menjaga keamanan dokumen dari pihak yang tidak berkepentingan.
- Mencari dan memberikan dokumen kepada karyawan dan/atau customer ketika diperlukan.
- Membuat desain template untuk dokumen.
- Mengecek akurasi dokumen.
- Melaporkan perkembangan terkait penyimpanan dokumen.
- Memastikan pemusnahan dokumen yang bersifat sensitif.
- Memperbarui dokumen jika ada perubahan.
- Memelihara sistem manajemen dokumen.
Fungsi Pengendali Dokumen
Berikut ini adalah beberapa fungsi dari kegiatan pengendalian dokumen yang dilakukan document controller:
- Mempercepat akses terhadap dokumen yang dibutuhkan. Dengan bantuan document control, tidak perlu lagi mencari dokumen dalam waktu lebih lama. Pengarsipan dan penyimpanan yang terstruktur sangat membantu untuk menekan waktu pencarian dokumen.
- Mengetahui jejak keluar-masuk sebuah dokumen. Document controller akan mencatat riwayat keluar dan masuk dokumen.
- Meningkatkan keamanan dokumen. Dokumen manajemen sistem yang baik dapat membantu perusahaan untuk mengatasi kehilangan dokumen/informasi penting yang dimiliki perusahaan. Tidak hanya itu, sistem ini juga membantu meminimalkan akses pihak di luar perusahaan terhadap dokumen-dokumen penting sebuah perusahaan.
- Meningkatkan auditability. Adanya pengontrol dokumen akan membantu pihak auditor internal maupun eksternal ketika melakukan audit perusahaan.
- Memastikan konsistensi dokumentasi. Dokumen kontrol akan membuat dokumentasi terstandar yang mematuhi peraturan industri serta hukum yang berlaku.
Kapan Document Control Membutuhkan Software Manajemen Dokumen?
Pada perusahaan dengan jumlah dokumen yang masih terbatas, aktivitas document control mungkin masih dapat dilakukan menggunakan folder, spreadsheet, atau penyimpanan bersama. Namun, proses tersebut akan semakin kompleks ketika volume dokumen bertambah, melibatkan banyak divisi, memiliki beberapa versi, atau membutuhkan pembatasan akses untuk jenis dokumen tertentu.
Dalam kondisi tersebut, document controller tidak hanya perlu memastikan dokumen tersimpan dengan rapi, tetapi juga harus memastikan dokumen dapat ditemukan dengan cepat, diakses oleh pihak yang berwenang, serta dikelola secara konsisten. Dokumen yang tersebar di berbagai folder atau perangkat dapat membuat proses pencarian lebih lama dan meningkatkan risiko penggunaan dokumen yang tidak sesuai.
Penggunaan software manajemen dokumen dapat membantu perusahaan mengelola proses tersebut secara lebih terstruktur. Sistem dapat digunakan untuk memusatkan penyimpanan dokumen, mengatur hak akses, serta mendukung proses pencarian dan digitalisasi dokumen.
Ketika kebutuhan pengelolaan dokumen sudah semakin besar, perusahaan dapat mempertimbangkan aplikasi manajemen dokumen Docsys. Docsys menyediakan pengelolaan dokumen terpusat serta fitur pencarian berbasis AI dan OCR yang membantu menemukan dokumen berdasarkan judul, isi, maupun teks pada dokumen hasil pemindaian. Dengan sistem yang lebih terstruktur, document controller dapat lebih fokus memastikan dokumen tetap tertata dan tersedia ketika dibutuhkan.
Nah, itulah penjelasan mengenai fungsi dan tugas yang menjadi tanggung jawab seorang pengendali dokumen. Petugas document control merupakan posisi yang penting dalam sebuah perusahaan. Peran pengendali dokumen ada beragam, beberapa di antaranya adalah mempercepat akses hingga meningkatkan keamanan dokumen.
Konsultasikan kebutuhan pengelolaan dokumen Anda bersama tim PT Integra Teknologi Solusi.
