Seiring berkembangnya organisasi, kebutuhan teknologi informasi biasanya ikut bertambah. Aplikasi baru diimplementasikan, infrastruktur diperbarui, data tersebar di berbagai sistem, dan kebutuhan integrasi semakin kompleks.
Masalah muncul ketika setiap inisiatif TI berjalan sendiri tanpa arah pengembangan yang sama. Organisasi dapat menghadapi aplikasi yang tumpang tindih, sistem yang sulit terintegrasi, teknologi lama yang terus dipertahankan, hingga investasi TI yang kurang mendukung prioritas bisnis.
Dalam kondisi tersebut, Cetak Biru TI dapat digunakan untuk memberikan arah yang lebih jelas mengenai kondisi teknologi yang ingin dibangun organisasi dalam beberapa tahun ke depan.
Apa Itu Cetak Biru TI?
Cetak Biru TI (IT Blueprint) adalah kerangka perencanaan yang menggambarkan kondisi, arah, arsitektur target, dan prioritas pengembangan teknologi informasi suatu organisasi. Cetak biru ini membantu menghubungkan kebutuhan bisnis dengan aplikasi, data, infrastruktur, tata kelola, serta roadmap implementasi TI.
Dengan demikian, cetak biru teknologi informasi bukan sekadar diagram arsitektur atau daftar proyek teknologi.
Secara sederhana, alurnya dapat digambarkan sebagai:
Kebutuhan Bisnis → Kondisi TI Saat Ini → Gap → Kondisi Target → Inisiatif → Roadmap
Bagi pemerintahan, BUMN/BUMD, perbankan, maupun perusahaan lainnya, struktur tersebut membantu manajemen melihat hubungan antara investasi teknologi dan kebutuhan organisasi secara lebih menyeluruh.
Apa Fungsi Cetak Biru TI bagi Organisasi?
Cetak Biru TI memberikan referensi bersama bagi manajemen dan tim TI dalam menentukan arah pengembangan teknologi.
Beberapa fungsi utamanya meliputi:
menyelaraskan pengembangan TI dengan strategi organisasi;
mengurangi risiko duplikasi aplikasi dan teknologi;
memberikan arah integrasi sistem dan data;
menentukan prioritas investasi TI;
memetakan kebutuhan modernisasi sistem;
mendukung transformasi digital secara lebih terstruktur; dan
menjadi dasar penyusunan roadmap implementasi.
Sebagai contoh, sebuah BUMD dapat memiliki aplikasi keuangan, operasional, SDM, dan layanan pelanggan yang dikembangkan pada periode berbeda. Tanpa blueprint, masing-masing sistem berpotensi memiliki data dan arsitektur berbeda sehingga integrasi menjadi semakin kompleks.
Cetak Biru TI membantu organisasi menentukan kondisi target yang ingin dicapai sebelum proyek teknologi baru dijalankan.
Komponen Utama Cetak Biru TI
Ruang lingkup IT Blueprint dapat berbeda sesuai kebutuhan organisasi. Namun, beberapa komponen berikut umumnya perlu diperhatikan.
1. Strategi dan Kebutuhan Bisnis
Penyusunan blueprint harus berangkat dari visi, sasaran, proses bisnis, kebutuhan stakeholder, serta perubahan yang ingin dicapai organisasi.
Prinsipnya, organisasi perlu memahami apa yang ingin dicapai bisnis sebelum menentukan teknologi yang akan digunakan.
2. Kondisi TI Saat Ini
Organisasi kemudian memetakan kondisi atau current state, seperti:
aplikasi dan sistem informasi;
data dan integrasi;
infrastruktur;
keamanan informasi;
organisasi dan SDM TI; serta
tata kelola TI.
Assessment tersebut memberikan baseline untuk mengetahui kemampuan dan permasalahan TI saat ini.
3. Arsitektur TI Target
Tahap berikutnya adalah menentukan target state atau kondisi TI yang ingin dicapai.
Pembahasannya dapat meliputi business architecture, data architecture, application architecture, dan technology architecture.
Pada kebutuhan tertentu, pendekatan Enterprise Architecture seperti TOGAF dapat digunakan. The Open Group menjelaskan TOGAF sebagai standar Enterprise Architecture yang menyediakan konsep, metode, dan panduan untuk membangun praktik arsitektur enterprise.
4. Tata Kelola TI
Cetak biru juga perlu mempertimbangkan bagaimana TI diarahkan, dikendalikan, dan dievaluasi.
Untuk aspek ini, organisasi dapat menggunakan COBIT sesuai kebutuhan. ISACA mendefinisikan COBIT sebagai framework untuk tata kelola dan pengelolaan informasi serta teknologi enterprise, tidak terbatas hanya pada fungsi departemen TI.
5. Gap, Inisiatif, dan Roadmap
Kondisi saat ini dibandingkan dengan target untuk menemukan gap.
Gap tersebut kemudian diterjemahkan menjadi inisiatif, misalnya integrasi sistem, modernisasi aplikasi, penguatan keamanan, pembangunan data platform, atau peningkatan tata kelola.
Inisiatif selanjutnya disusun berdasarkan prioritas dan ketergantungan menjadi roadmap jangka pendek, menengah, dan panjang.
Pembahasan lebih lanjut mengenai struktur perencanaan dapat dilihat pada artikel Komponen IT Master Plan: Apa Saja yang Harus Ada dalam Dokumen Perencanaan TI?
Bagaimana Cara Menyusun Cetak Biru TI?
Penyusunan Cetak Biru TI dapat dilakukan melalui beberapa tahapan:
Memahami strategi bisnis dan kebutuhan stakeholder.
Melakukan assessment kondisi TI saat ini dari aspek people, process, technology, dan governance.
Mengidentifikasi gap antara kebutuhan organisasi dan kemampuan TI.
Menentukan target architecture yang sesuai dengan arah bisnis.
Menetapkan inisiatif strategis TI berdasarkan value, risiko, urgensi, dan dependency.
Menyusun roadmap implementasi berdasarkan prioritas.
Menetapkan mekanisme governance dan review agar blueprint tetap relevan ketika strategi, regulasi, atau teknologi berubah.
Artinya, Cetak Biru TI sebaiknya tidak berhenti sebagai dokumen. Blueprint perlu menjadi acuan ketika organisasi menentukan program dan investasi teknologi.
Apa Perbedaan Cetak Biru TI dan IT Master Plan?
Istilah Cetak Biru TI dan IT Master Plan dapat memiliki ruang lingkup yang beririsan, tergantung metodologi dan kebutuhan organisasi.
Cetak Biru TI umumnya menekankan gambaran kondisi target, arsitektur, integrasi, dan arah pengembangan teknologi.
Sementara itu, IT Master Plan dapat mencakup perencanaan yang lebih luas, mulai dari strategi bisnis, assessment, target architecture, tata kelola, inisiatif, prioritas investasi, hingga roadmap implementasi.
Dengan demikian, Cetak Biru TI dapat menjadi bagian penting dalam penyusunan IT Master Plan yang lebih komprehensif.
Kapan Organisasi Membutuhkan Konsultan Cetak Biru TI?
Penyusunan dapat dilakukan secara internal apabila organisasi memiliki kapabilitas yang memadai. Namun, konsultan Cetak Biru TI atau Konsultan Blueprint IT dapat dipertimbangkan ketika:
landscape aplikasi dan infrastruktur sudah kompleks;
banyak stakeholder perlu diselaraskan;
organisasi akan melakukan investasi TI strategis;
belum tersedia target architecture dan roadmap;
diperlukan assessment yang lebih independen; atau
organisasi sedang menjalankan transformasi digital.
Konsultan idealnya tidak sekadar menghasilkan dokumen, tetapi membantu menjalankan proses assessment → gap analysis → target design → prioritization → roadmap.
Dari Cetak Biru TI Menuju IT Master Plan
Cetak Biru TI membantu menjawab “kondisi TI seperti apa yang ingin dibangun?” Namun, organisasi juga perlu menentukan program prioritas, tata kelola, ketergantungan antarproyek, dan tahapan implementasinya.
Di sinilah IT Master Plan diperlukan sebagai perencanaan strategis untuk menyelaraskan pengembangan teknologi dengan kebutuhan organisasi.
Jika instansi pemerintah, BUMN/BUMD, perbankan, atau perusahaan Anda sedang merencanakan modernisasi sistem, integrasi aplikasi, transformasi digital, maupun investasi TI jangka panjang, Integra Teknologi Solusi dapat membantu menyusun IT Master Plan berdasarkan kondisi dan kebutuhan organisasi.
Pendekatan seperti TOGAF dan COBIT dapat digunakan sesuai relevansi, kompleksitas, serta tujuan organisasi.
Konsultasikan kebutuhan perencanaan TI organisasi Anda melalui layanan IT Master Plan Integra Teknologi Solusi untuk menyusun arah, prioritas, dan roadmap pengembangan TI yang lebih terstruktur.
